Qué sabe Hi Emails de ti

Quién trata estos datos

El responsable del tratamiento es Santiago Ruiz Vanegas, con domicilio en Cali, Colombia. Para cualquier asunto relacionado con esta política, incluido el ejercicio de tus derechos, escribe a bysantiagoruiz@gmail.com o usa el formulario de contacto.

Esta política aplica a la extensión de navegador Hi Emails y a los servicios de sincronización que la acompañan. No aplica a Gmail, a Outlook ni a ningún otro producto de terceros que uses junto a ella.

Lo que la extensión guarda en tu computador

Todo lo que creas con Hi Emails se guarda primero en el almacenamiento del navegador, y desde ahí funciona. Esa copia es la que manda: si te quedas sin internet, la extensión sigue trabajando igual.

• Respuestas rápidas — el título, el texto y el formato de cada plantilla que guardas, incluidas las imágenes que pegues dentro.
• Carpetas — cómo tienes organizadas esas respuestas.
• Firmas — el nombre y el contenido de cada firma.
• Preferencias de saludo — si el saludo automático está activo, qué fórmula usa y qué texto de cortesía lleva.
• Sitios activados — en cuáles de los correos compatibles quieres que la extensión actúe.
• Contadores de uso — cuántos cuadros de redacción abriste, cuántas respuestas insertaste y cuántos correos salieron firmados, por día. Son números, no textos: sirven para que puedas ver en Configuración si la herramienta te está sirviendo.

Si nunca inicias sesión, esta lista es toda la política: esos datos no se transmiten a ningún sitio y nadie más que tú puede verlos. Desinstalar la extensión los borra con ella.

Lo que se sincroniza cuando tienes cuenta

Las cuentas no se crean solas: las provisiona quien administra la herramienta en tu institución. Cuando inicias sesión, y solo entonces, empieza a haber tráfico con el servidor.

Las tres primeras exclusiones no son un descuido, son decisiones de diseño: una firma marcada «solo en este equipo» es la de otra persona que usa el mismo computador y subirla a tu cuenta sería mezclar identidades; los contadores miden este equipo y sumarlos entre dispositivos daría un número falso.

El contenido de tus correos no se lee ni se guarda

Hi Emails trabaja dentro de la página de Gmail o de Outlook, así que técnicamente tiene acceso a lo que hay en pantalla. Lo que hace con ese acceso es acotado y conviene decirlo con precisión:

• Detecta que abriste un cuadro de redacción, para saber cuándo ofrecerte el menú y cuándo poner el saludo.
• Lee el nombre del destinatario del campo «Para», y únicamente para poder escribir «Buenos días, Ana». Ese nombre se usa en ese instante y no se guarda en ningún sitio ni se transmite a ninguna parte.
• Escribe en el cuadro de redacción el saludo, la respuesta que elegiste y la firma.

Lo que la extensión no hace: leer los correos que recibes, guardar copias de los que envías, registrar a quién le escribes, ni mandar nada de tu bandeja a ningún servidor. El asunto, el cuerpo del mensaje, los adjuntos y el historial de conversación no se tocan.

Quien administra no puede leer lo que escribes

En una institución hay dos figuras administrativas por encima de tu cuenta. Ninguna de las dos ve el contenido de tus plantillas.

• Quien administra tu institución puede crear y dar de baja cuentas, cambiar contraseñas, agrupar cuentas en áreas y ver cifras: cuántas respuestas, carpetas y firmas tiene cada quien, y cuándo sincronizó por última vez.
• Quien opera el servicio puede además crear instituciones y llevar sus fechas de vigencia.

La diferencia entre ver el número y ver el texto no es una promesa: la impone la base de datos. Cada fila de contenido está protegida por una política que solo deja leerla a la cuenta que la creó, y la función que alimenta los paneles de administración devuelve conteos, no textos. Un administrador que consultara directamente el servidor recibiría una lista vacía.

Dónde se guarda y quién lo procesa

Los datos sincronizados se almacenan en Supabase, que actúa como encargado del tratamiento y aloja la base de datos en servidores de Estados Unidos (Oregón, región us-west-2). Es el único tercero que interviene: no hay pasarelas de analítica, ni redes publicitarias, ni servicios de seguimiento de ningún tipo. La extensión no carga código ni recursos de ningún otro dominio.

Toda la comunicación va cifrada con HTTPS. Los datos de tu sesión —el testigo que la mantiene abierta— se guardan en el almacenamiento local del navegador.

Cuánto se conserva

• Mientras tengas la cuenta activa, tus plantillas, carpetas, firmas y preferencias se conservan para poder sincronizarlas.
• Cuando borras algo, se marca como borrado en vez de desaparecer de inmediato. Ese rastro es lo que impide que otro de tus equipos, al despertar días después, vuelva a subir lo que ya habías eliminado. A los 90 días se elimina definitivamente.
• Si te dan de baja, la cuenta deja de sincronizar pero conserva lo suyo, y la extensión sigue funcionando en local. Reactivarla la devuelve tal como estaba.
• Si se borra la cuenta, se borra con ella todo su contenido en el servidor. La copia local de tu computador es tuya y no la toca nadie: sigue ahí hasta que desinstales la extensión.
• Los contadores de uso guardan algo más de un año de histórico por días, en tu equipo, y puedes reiniciarlos cuando quieras desde Configuración.

Por qué la extensión pide lo que pide

Chrome enseña una lista de permisos al instalar. Estos son los cuatro que pide Hi Emails y para qué se usa cada uno.

Lo que no hacemos con tus datos

• No se venden ni se transfieren a terceros, salvo el encargado del alojamiento nombrado arriba.
• No se usan para publicidad, ni propia ni de nadie, ni para construir perfiles publicitarios.
• No se usan para ningún fin ajeno a que la extensión funcione y se sincronice.
• No se usan para determinar solvencia, capacidad de pago ni para fines crediticios.
• No se recoge analítica de comportamiento ni telemetría de ningún tipo. La extensión no contiene código de seguimiento.

Qué puedes exigir, y cómo

Puedes conocer qué datos tuyos hay, actualizarlos, rectificarlos, pedir prueba de la autorización que diste, revocarla y solicitar que se supriman, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Si estás en la Unión Europea, los derechos equivalentes del RGPD aplican igual.

En la práctica, casi todo lo puedes hacer sin pedirle permiso a nadie:

• Ver y editar — todo tu contenido está en la propia extensión, y puedes exportarlo a PDF o a Word cuando quieras.
• Borrar — lo que elimines dentro de la extensión se elimina también del servidor en la siguiente sincronización.
• Dejar de sincronizar — cierra la sesión y la extensión vuelve a funcionar solo en local.
• Borrar la cuenta entera — pídeselo a quien administra tu institución, o escribe a bysantiagoruiz@gmail.com.

Si consideras que tus datos no se están tratando como debe ser, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, o ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Uso por menores de edad

Hi Emails es una herramienta de trabajo para quien atiende correspondencia institucional. No está dirigida a menores de edad y no se recogen datos de ellos a sabiendas. Si crees que se ha creado una cuenta para un menor, escríbenos y la eliminamos.

Si esta política cambia

Cuando cambie, cambiará la fecha de arriba y quedará publicada en esta misma dirección. Si el cambio afecta a qué datos se recogen o a qué se hace con ellos, se avisará dentro de la extensión antes de que entre en vigor: enterarse por casualidad de que ahora se guarda algo más no es avisar.

Cómo escribirnos

Para preguntas sobre esta política, para ejercer tus derechos o para pedir una cuenta para tu institución: bysantiagoruiz@gmail.com, o el formulario de contacto.

Respondemos las solicitudes de datos personales dentro de los plazos legales: diez días hábiles para consultas y quince para reclamos, prorrogables cuando la ley lo permite.